Öncelikle bu yazımda kısa kısa taktikler olduğu için, bunun tam bir zaman yönetimi yazısı olmadığını hatırlatmak isterim. Bu yazıdan önce “Hayatta Daha Çok Şey Yapmak İçin Zaman Yönetiminde Etkili 5 Basamak” başlıklı, daha ayrıntılı yazımı okumanızı tavsiye ederim. Bununla birlikte çok daha anlamlı sonuçlar verecektir.
Zaman Yönetiminde PLANLAMA en önemli adımdır.
En uygun zamanlarınıza, önceliğiniz olan işleri yerleştirme sanatı da diyebiliriz. Verimli yapıldığında size sağladıklarını ve planlama yaparken dikkat etmeniz gereken noktaları şöyle sıralayabiliriz:
- Mevcut zamanınızla neyi yapabileceğinizi anlarsınız.
- Önemli işler için yeterli zamanınız var mı emin olabilirsiniz.
- Beklenmedik önemli işler için ek süre öngörmelisiniz.
- Yapabileceğinizden çok fazla olan görevlerden kaçınmalısınız.
- Hem kişisel hem kariyer hedefleriniz için çalışmalısınız.
- Aile, arkadaşlar, spor ve hobiler için yeterli zaman ayırmalısınız.
- İş-hayat dengesini korumalısınız.
VE 8 TAKTİK:
- Erteleme tuzaklarından kurtulun. Bitirmeniz gereken bir çalışma varsa ve devamlı ertelerseniz, son anda yaklaştığınızda stres çok acımasız olabilir. Tabii erteleyebileceğiniz işler de var ancak bunlar hem önemli hem acil olmayanlar. Neyi erteleyip, neyi ertelemeyeceğinize karar verin. Bunun için diğer yazımdaki önceliklendirme yöntemlerini kullanın. Konuyla ilgili Tim Urban’ın harika Ted konuşmasını izlemenizi de tavsiye ederim. https://www.youtube.com/watch?v=arj7oStGLkU
- Pomodoro tekniğini uygulayın. Özellikle bir işi yaparken dikkatiniz çabuk dağılabiliyorsa. Teknik özetle; 25 dk. kesintisiz çalışma, ama sonunda mutlaka 5 dk. mola. Yapmanız gereken ilk şey bu iş için ne kadar süre ve dolayısıyla ne kadar Pomodoro Zamanı ayıracağınızı tahmin etmeniz. Mesela bir sunumu 1,5 saatte hazırladığınızı düşünelim. (30+30+30) dk.=3 Pomodoro olarak belirlemek gerekiyor.Ama unutmayın en fazla 4 Pomodoro’yu arka arkaya yapabiliyorsunuz.Arka arkaya 4 Pomodoro yaparsanız artık 25-30 dk’lık bir mola vermelisiniz.
Basit ama gayet etkili bir yöntem. Bunun için telefonlarınıza indirebileceğiniz uygulamalar da mevcut.
- Zamanımızı yönetmek bir ritüel olmalı. Basit bir liste ya da önceliklerin sizdeki belirsiz anlamı değil. Bu şekilde tutarlı ya da amaca yönelik olmaz. Gün boyu her koşulda önceliklerimize bağlı kalacağımız devam eden bir süreç olmalı.
- Günlük hedeflerinizi mutlaka sabah ilk iş bilgisayarınızı henüz açmadan yapın ve yazın. O günün sonunda eve dönerken neyin sizi verimli ve başarılı hissettireceğini düşünün. Unutmayın koyacağınız hedef gerçekçi olmalı(S.M.A.R.T.)
- En önemli, en kritik ve zorlu olan hedefleri ilk saatlere gelecek şekilde takviminizdeki zaman aralıklarına yerleştirin. Eğer iş listeniz günlük takviminize sığmıyorsa yeniden önceliklendirin.
- Bir işi yapmak istiyorsanız nerede ve ne zaman yapacağınıza karar verin. (Bu yapmanızı garanti altına alır.) Yoksa listenizden çıkarın. Araştırmalar nerede ve özellikle ne zaman yapılacağı belirlenmiş olan işlerin, belirlenmemişlere oranla yapılma olasılığının çok daha yüksek olduğunu gösteriyor.
- Akşam bilgisayarınızı kapattığınızda gününüzü değerlendirin: Neye odaklandınız? Nerede ilginiz dağıldı? Yarın daha verimli olmanızı sağlayacak neyi öğrendiniz?
- Lütfen bunu hergün uygulamaktan vazgeçmeyin. Ritüelin yararı da budur.
Zamanınızı planlayın ve sonra iyi değerlendirmenin keyfini çıkarın.