Size de hiç oldu mu? “Bu sabah kafamda yapacağım işler listesi ile uyandım. Bazıları iş hayatıma, bazıları da özel hayatıma aitti. Enerjim de gayet yüksekti, bunlar bugün tamamlanacaktı. Sonra bilgisayarımı açtım ve e-postalarımı kontrol ettim. Birkaç saat sonra birkaç acil iş hallolmuş, planlamadığım sorunlar çözülmüştü. Her ne olduysa saatlerce bilgisayar ve telefonla uğraştıktan sonra, bugün neyi başarmayı planladığımı hatırlar halde buldum kendimi.”
İşte zamanın hakimiyetini elden kaçırdığımız hergün benzer olaylar ve hislerle geçiyor. Biz ise nasıl olup da bu hale geldiği ya da nasıl çözüm bulacağımız konusunda bir türlü çıkış yolu bulamıyoruz.
KLASİK ZAMAN YÖNETİMİ TAKTİKLERİ ARTIK İŞE YARAMIYOR
Klasik zaman yönetimi taktikleri ise derdimize bir çare olmuyor maalesef. Mesela işleri delege etmek; verdiğim “Zaman Yönetimi” eğitimlerinde karşılaştığım bir durum, yeni iş hayatına başlayan biri için bunun hiç anlamı yok. Çünkü işlerini delege edebileceği yani devredebileceği bir ekibi yok ama onların da iş yükü ve bir zaman yönetimi problemi var. Yahut telefon konuşmalarını kısa tutmak için ayağa kalkmak. Peki ya aynı anda whatsapp yazışması yaparak işini yapanlar varsa?
Bu taktikler belki anlık yangını söndürebiliyor ama bizim, uzun vadede hayatımıza çeki düzen veren, daha az zamanda hedeflerimize ulaşmamızı sağlayacak yöntemlere ihtiyacımız var.
OFİSTE VERİMLİ ÇALIŞMAK ZAMAN YÖNETİMİNİN SADECE BİR PARÇASI
Ofiste işlerimizi zamanında ve verimli olarak tamamlamak çok önemli. Bununla birlikte bu zaman yönetiminin sadece bir parçası. Ya hayatta hep yapmak istediğimiz ama bir türlü yapamadığımız “blog yazmak, bir kursa gitmek, seyahat etmek hatta aile ya da arkadaşlarla daha çok vakit geçirmek” hep zamansızlıktan ya da zamanı iyi yönetemediğimizden olmuyor mu?
Nitekim TUIK’in 2014-2015 yılı “Zaman Kullanım Araştırması” sonuçlarına göre ülkemizdeki fertlerin günde en az zaman ayırdıkları faaliyet, spor ve doğa sporları olmuş. Spordan sonra en az zamanın ayrıldığı faaliyetlerin, 21 dakika ile hobiler ve oyunlar, 43 dakika ile gönüllü işler ve toplantılar, 46 dakika ile eğitim olduğu görülüyor.
O yüzden zaman yönetimini aslında bütün hayatımıza uyguladığımız bir alışkanlık haline getirmeliyiz.
Zorluğumuz günde kaç saatimiz olduğuyla ilgili değil, AMAÇ ve ÖNCELİKLERİMİZİ belirlememek ile ilgili.
İŞTE YÖNTEMİN BASAMAKLARI
- AMACINI BELİRLE:
Amaç (hedef) belirlemek önemli, bunlar acil görevler değildir. Sizin için hayatta önemli olan şey NE? Ve NEDEN önemli? Mesela; Uygulamak istediğiniz alışkanlıklar, kendinizi geliştirmek istediğiniz alanlar… Brian Tracy’nin dilimize “At Bu Golü” olarak çevrilen ünlü kitabını tavsiye ederim.
Bu arada ekip ya da proje bazında da amaç belirleme yöntemleri ile takım çalışmalarında verimli zaman yönetimi yapmak mümkün ama bu başka bir yazının konusu.
- YAZ:
Klasik ama “söz uçar yazı kalır.” Amaçlarınızı hatırlamak için mutlaka yazın.
- HEDEF NASIL OLMALI?:
- Sayıca az olmalı. 5’den hatta 3’den daha fazla öğe üzerinde odaklanamazsınız.
- Yöntem 1. Akıllı – SMART – hedefler koyun.
- Yöntem 2. Hedeflerinizi 3P (Present-Positive-Personal/Şimdi-Olumlu-Kişisel) kuralına uygun koyun.
- ÖNCELİKLENDİRİN:
Amacınızı/hedefinizi belirlediniz. Şimdiki aşama bunlara öncelik sırası vermek. İşte bu en önemli adımlardan biri. Çünkü bunu hayat hedefleriniz gibi aynı şekilde ofis işlerinizde de kullanmanızı isteyeceğim. Ofiste tüm işlerinizi bir “İş listesi” haline getirdikten sonra alttaki yöntemlerle önceliklendirin. Ama DİKKAT, sabah bilgisayarınızı açtığınızda ilk olarak e-postalarınızı değil, ÖNCE “İş listenizi” kontrol edin. Sonra e-postalarınızı kontrol edin ve o günün işlerini önceliklendirin.
Önceliklendirme yöntemleri:
- “ABC” Yöntemi – ABC yöntemi ile yapmanız gerekenleri en öncelikliden en az öncelikliye sıralarsınız. (A:Yapmazsanız ciddi sonuçları olacaklar. B: Yapmanız gereken ama hafif etkileri olanlar. C :Yaparsan iyi olacaklar.) Mesela birden fazla “A” görevi varsa, A-1, A-2, A-3 olarak önceliklendirebilirsiniz. (Bu yöntem hemen her seviyede uygulanabilecek kolay ve etkili bir yöntemdir.)
- POSEC Yöntemi – Dikkatimizi günlük sorumluluklarınıza odaklamanıza yardımcı olacak bir yöntemdir. Organize etmek, Kolaylaştırmak, Tasarruf Etmek ve Katkıda bulunmak yoluyla “Önceliklendirilme” nin kısaltmasıdır. (Prioritizing – Organizing, Streamlining, Economizing ve Contributing) Bu, ana hedefleri daha küçük alt hedeflere ve görevlere bölen bir yöntem olarak özetlenebilir.
Bu yönteminin avantajı ve benim sevdiğim yanı, işyerindeki görevleri önceliklendirmenizin yanı sıra, hobi, eğlence ve sosyal sorumluluk faaliyetleri için de önceliğinizi belirlemenize yardımcı olmasıdır. (Hayat amaçlarınızı da içine alıp düzenleme yapabileceğiniz bir yöntem ama sadece sıkı iş öncelikleri olan kişiler için uygun olmayabilir.)
- Pareto Analizi – Ulaşılan sonuçların %80’i, ortaya koyduğumuz çabanın %20’sinden kaynaklanır. Her gün en önemli %20’yi ve önemsiz %80’i de tespit edin. Önce %20’yi tamamlayın. (Çok detaylı bir önceliklendirme gerekmediği durumlar için idealdir.)
- Eisenhower Matrisi – Bu yöntem ile işler önem ve aciliyetleri doğrultusunda dörde ayrılarak ne zaman yapılacağının kararı verilir. (Bu çok etkin bir yöntemdir. Bununla birlikte yardım alma/devretme önerisi olduğu için yeni işe başlayanlar için çok uygun olmayabilir.)
Kısaca her zaman büyük sonuçları olacak en önemli işten başlamalısınız. Bu iş çok hoşunuza gitmese de.
- GÖZDEN GEÇİRİN: Haftalık hatta günlük olarak hedeflerinizi gözden geçirin, bu gerçeğe dönüştürür. İş yerinizdeki görevleri günlük olarak takip etmelisiniz. Hedeflerinizi ileri taşımak ve böylece yeni hedefler belirlemek için bir sonraki adım ne, kendinize sorun.
Zamanınızı planlayın ve sonra iyi değerlendirmenin keyfini çıkarın.
Bu yazıyı okudunuz ama zamanınızı verimli kullanmak için uygulamalara ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız, yaratıcı drama tekniği ile zaman yönetimini içsellestirmek icin linke yazın.
